大型企業(yè)的軟件著(zhù)作權合規管理

#本文由作者授權發(fā)布，文章僅代表作者觀(guān)點(diǎn)，不代表IPRdaily立場(chǎng)#

發(fā)布：IPRdaily中文網(wǎng)（IPRdaily.cn）

供稿：中國企業(yè)知識產(chǎn)權研究院

作者：旋杰豪  中興通訊股份有限公司

原標題：原創(chuàng )：大型企業(yè)的軟件著(zhù)作權合規管理

企業(yè)知識產(chǎn)權合規工作從企業(yè)業(yè)務(wù)流的維度包括采購端、研發(fā)端、銷(xiāo)售端、交付端以及基礎支撐端等不同領(lǐng)域的商標、著(zhù)作權、專(zhuān)利業(yè)務(wù)合規工作，與專(zhuān)利合規風(fēng)險主要體現在研發(fā)端不同。計算機軟件著(zhù)作權的風(fēng)險由于其滲透公司各個(gè)業(yè)務(wù)流模塊，尤其是大型現代企業(yè)的電子化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，企業(yè)的辦公系統搭建過(guò)程中涉及大量的軟件使用。如企業(yè)辦公使用的軟件通常包括桌面辦公類(lèi)軟件、企業(yè)管理類(lèi)軟件以及其它工具類(lèi)軟件。

隨著(zhù)國內知識產(chǎn)權保護環(huán)境的日趨完善，公眾對于版權的保護意識愈來(lái)愈強，計算機軟件著(zhù)作權人維權活動(dòng)在近年達到新高潮，其中以提供Windows操作系統軟件的微軟公司最具有代表性?！?009年，微軟公司在中國提起的著(zhù)作權糾紛訴訟案件共計13起，2010年為7起，2012年為29起，2013年為45起，2014年為31起，涉及17家企業(yè)”[1]?？梢?jiàn)，如何在企業(yè)中對計算機軟件著(zhù)作權進(jìn)行合規管理，將法律法規、政策、行業(yè)標準、商業(yè)交易慣例等外部規范，結合企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行合規內化，降低企業(yè)的風(fēng)險已經(jīng)成為企業(yè)內部知識產(chǎn)權合規管理的一個(gè)重要環(huán)節。

盡管目前在軟件資產(chǎn)管理方面已經(jīng)有ISO/IEC 19770-1的標準可供參考。作者希望在本文結合實(shí)務(wù)，對分工明確、業(yè)務(wù)流程復雜的大型企業(yè)的計算機軟件著(zhù)作權合規管理分享一些個(gè)人體會(huì )。

一、軟件著(zhù)作權合規管理的目標與管理思路  

在企業(yè)內部，由于分工化的管理模式，各個(gè)部門(mén)各司其職，進(jìn)行軟件著(zhù)作權管理的時(shí)候，法務(wù)人員通常容易從風(fēng)險控制的角度出發(fā)，要求風(fēng)險最小化。而負責采購的IT部門(mén)或者財務(wù)部門(mén)則更加關(guān)注成本最小化。而大多數的的實(shí)際使用者則更多地關(guān)注如何通過(guò)靈活使用計算機軟件、提升工作效率。

因此，計算機軟件合規管理需要對公司各類(lèi)需求進(jìn)行綜合平衡，實(shí)現“降低風(fēng)險、靈活配置提效率、降低成本”的整體目標。在進(jìn)行計算機軟件著(zhù)作權合規管理的時(shí)候，更是需要各角色部門(mén)分工合作，全員參與。具體可分解為如下思路：

? 定架構：將公司內部的責任部門(mén)進(jìn)行角色定位，明確管理職能與責任；

? 摸家底：了解公司整體的計算機軟件使用情況，知己知彼；

? 抓需求：針對摸底情況，與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通落實(shí)，確定軟件使用的需求，如功能、使用范圍、使用人員、頻率等，依據需求確定策略，并為后續管理舉措提供依據；

? 定舉措：根據公司需求，從軟件資產(chǎn)的采購、使用管理等維度提出舉措；

? 重審計，閉環(huán)管理：定期審核公司內部各部門(mén)的軟件使用合規情況并及時(shí)糾正違規情況，實(shí)現閉環(huán)管理。

二、軟件著(zhù)作權合規管理的舉措  

1、定架構：確定參與計算機軟件著(zhù)作權合規責任部門(mén)與角色分工。

一般而言，在企業(yè)中需要參與該工作的角色可以依據目標進(jìn)行倒推從而確定具體的參與部門(mén)角色。如風(fēng)險控制，需要法務(wù)部門(mén)（知識產(chǎn)權部門(mén)）從法律規定等角度明確風(fēng)險以及管控思路；成本控制，需要財務(wù)部門(mén)明確公司預算，采購部門(mén)進(jìn)行采購成本控制；效率提升，需要IT部門(mén)以及具體使用需求部門(mén)進(jìn)行資產(chǎn)進(jìn)行靈活的配置等；審計監控：后端的內部審計監控等工作，需要IT部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等部門(mén)參與。因此，從企業(yè)的職能分工方面進(jìn)行概括，需要參與計算機軟件著(zhù)作權管理的架構至少應當包括：

? IPR或者法律、合規等法務(wù)部門(mén)：整體風(fēng)控策略及舉措擬定；合規監控等；

? IT部門(mén)：軟件資產(chǎn)管理，包括分類(lèi)管理、授權管理、審計監控的技術(shù)落實(shí)等；

? 采購部門(mén)&財務(wù)部門(mén)：控制成本；

? 需求部門(mén)：所有軟件使用需求的部門(mén)均可作為需求部門(mén)，提出需求，優(yōu)化軟件管理措施，提出靈活配置的意見(jiàn)以提升效率；同時(shí)，需要執行合規舉措，鑒定風(fēng)險。

2、摸家底：了解企業(yè)內使用的各類(lèi)計算機軟件情況，知己知彼。

而在企業(yè)運營(yíng)過(guò)程中，軟件的管理常常由于其易獲取性，而使管理難度較大。因此，軟件的合規管理前提必然是首先梳理“家底”，了解軟件家庭成員的情況以及各自定位。

常見(jiàn)的分類(lèi)如桌面辦公類(lèi)軟件主要包括文字編輯、表格制作、電子郵件處理、防病毒等方面的軟件，比如MS Office、IBM Notes、McAfee、OutLook等；企業(yè)管理類(lèi)軟件主要包括支撐公司運營(yíng)管理的IT應用系統，比如ERP、采購系統、考勤管理系統、人事管理系統等；其它工具類(lèi)軟件主要包括研發(fā)工具軟件和生產(chǎn)外購軟件，比如仿真軟件Ansoft、電路設計軟件Cadence、Mentor以及用于生產(chǎn)和研發(fā)的嵌入式系統軟件pSOS 、VxWorks、PNE等等。

因此，清晰地梳理企業(yè)內部使用軟件情況，并編制屬性表單，如WPS軟件，其屬性可以簡(jiǎn)單標注為“免費、桌面辦公、使用面廣、使用頻率高”等清晰的分類(lèi)，可以為后續的軟件知識產(chǎn)權合規管理提供明確清晰的導航圖。

3、抓需求：對公司各業(yè)務(wù)部門(mén)的計算機軟件使用需求進(jìn)行全面的溝通，梳理需求，為后續管理舉措提供依據。

實(shí)際上，由于各部門(mén)的專(zhuān)業(yè)分工不同，除部分基礎辦公軟件的共同需求外，各個(gè)部門(mén)使用的專(zhuān)業(yè)軟件存在很大的差異。在需求梳理的過(guò)程中，按照要求對軟件的類(lèi)別、使用人員范圍、使用頻率、可替代軟件等進(jìn)行屬性分類(lèi)，以確定各類(lèi)軟件的管理策略。

4、定舉措：依據需求以及各部門(mén)的職責確定管理舉措。

鑒于計算機軟件 “易獲得性”，因此，尤其是大型企業(yè)的計算機軟件的管理可以考慮采用“集中管理、統一采購、授權使用、定期審計”的思路擬定舉措，具體如：

? 集中管理：在公司的軟件合規管理中，常見(jiàn)的風(fēng)險源是由于員工在辦公設備中從外部下載安裝非經(jīng)授權使用的軟件而引起的，因此，在軟件管理中，明確統一管理的方式。由IT部門(mén)建立公司的軟件資產(chǎn)池，明確要求員工從公司的軟件資產(chǎn)池中下載安裝軟件，禁止公司員工在辦公設備中安裝其他外部軟件。

? 統一采購：由采購部門(mén)按照需求部門(mén)提出的需求以確定采購對象，采取招標競價(jià)的方式引入競爭，降低采購成本。在同樣投入的情況下，最大化獲得軟件的許可，以確保后續使用過(guò)程中資產(chǎn)的靈活配置；同時(shí)，需求部門(mén)、采購部門(mén)還需要進(jìn)一步關(guān)注可替代需求的免費軟件，以實(shí)現成本控制與軟件需求實(shí)現的雙平衡。

? 授權使用：在建立軟件資源池的基礎上，進(jìn)一步按照職能分工確定情況，“定人、定崗”確定部分使用面較小、使用頻率較低的軟件需要進(jìn)行授權安裝及使用，以規范軟件的使用范圍，控制軟件的采購成本。

? 定期審計：對業(yè)務(wù)部門(mén)的使用情況，定期由IT部門(mén)針對員工辦公設備的軟件使用情況進(jìn)行審計，針對不合規的情況與法務(wù)部門(mén)聯(lián)合提出處理意見(jiàn)。

5、重審計，閉環(huán)管理

針對定期審計的情況，除進(jìn)行聯(lián)合處理糾正違規情況外，更為重要的是針對管理情況進(jìn)行定期復盤(pán)及調整，以更新需求，補充采購等，及時(shí)處理剛性的風(fēng)險。

三、軟件著(zhù)作權合規管理的幾點(diǎn)建議  

企業(yè)的計算機軟件著(zhù)作權合規管理，其核心依然在風(fēng)險與成本之間獲得平衡。而且計算機軟件著(zhù)作權的管理需要實(shí)實(shí)在在的“全員參與”，尤其是與需求業(yè)務(wù)之間的溝通宣貫更是重點(diǎn)。因此，從企業(yè)法務(wù)管理的角度，建議關(guān)注：

1、軟件著(zhù)作權風(fēng)險的宣貫溝通，培養員工意識。在企業(yè)的軟件著(zhù)作權管理中，公司員工對于軟件資源的風(fēng)險意識缺乏是問(wèn)題的重點(diǎn)。因此，法務(wù)部門(mén)梳理風(fēng)險案例，并通過(guò)應知應會(huì )等方式，對軟件著(zhù)作權的典型風(fēng)險進(jìn)行宣貫，可以長(cháng)效地起到引導作用，避免軟件著(zhù)作權管理制度由于缺乏風(fēng)險意識的土壤而導致難以切實(shí)執行。

2、明確風(fēng)險點(diǎn)，推動(dòng)公司決策層投入資源解決剛性風(fēng)險，避免合規風(fēng)險轉化。與專(zhuān)利風(fēng)險不同，在計算機軟件著(zhù)作權管理中的風(fēng)險問(wèn)題，基本上都可以通過(guò)合規管理的方式消減風(fēng)險。但是，也常常會(huì )由于合規工作不到位，可能導致風(fēng)險爆發(fā)，尤其是在涉及到軟件采購需要較大投入的時(shí)候，則需要公司投入相關(guān)資源，法務(wù)在相關(guān)的采購決策中，尤其需要結合公司需求，風(fēng)險分層推動(dòng)公司決策投入資源解決風(fēng)險。

3、重點(diǎn)關(guān)注合規審計，及時(shí)解決日常工作中出現的“小問(wèn)題”。由于計算機軟件基本上是公司全員使用的，因此，針對辦公設備的管控出了擬定管理舉措外，關(guān)注執行顯得尤為重要，通過(guò)定期的IT、法務(wù)聯(lián)合審計，對出現的問(wèn)題進(jìn)行通報糾正是有效的管理手段。

注釋?zhuān)?/strong>

[1]http://www.nbcbnn.com/2016/0216/15206.html，《當心著(zhù)作權不當使用帶來(lái)風(fēng)險》，作者洪燕

發(fā)布：IPRdaily中文網(wǎng)（IPRdaily.cn）

供稿：中國企業(yè)知識產(chǎn)權研究院

作者：旋杰豪  中興通訊股份有限公司

編輯：IPRdaily趙珍          校對：IPRdaily縱橫君

“投稿”請投郵箱“iprdaily@163.com”

「關(guān)于IPRdaily」

IPRdaily成立于2014年，是全球影響力的知識產(chǎn)權媒體+產(chǎn)業(yè)服務(wù)平臺，致力于連接全球知識產(chǎn)權人，用戶(hù)匯聚了中國、美國、德國、俄羅斯、以色列、澳大利亞、新加坡、日本、韓國等15個(gè)國家和地區的高科技公司、成長(cháng)型科技企業(yè)IP高管、研發(fā)人員、法務(wù)、政府機構、律所、事務(wù)所、科研院校等全球近50多萬(wàn)產(chǎn)業(yè)用戶(hù)（國內25萬(wàn)+海外30萬(wàn)）；同時(shí)擁有近百萬(wàn)條高質(zhì)量的技術(shù)資源+專(zhuān)利資源，通過(guò)媒體構建全球知識產(chǎn)權資產(chǎn)信息第一入口。2016年獲啟賦資本領(lǐng)投和天使匯跟投的Pre-A輪融資。

（英文官網(wǎng)：iprdaily.com  中文官網(wǎng)：iprdaily.cn） 

本文來(lái)自IPRdaily.cn 中文網(wǎng)并經(jīng)IPRdaily.cn中文網(wǎng)編輯。轉載此文章須經(jīng)權利人同意，并附上出處與作者信息。文章不代表IPRdaily.cn立場(chǎng)，如若轉載，請注明出處：“http://qaqi.cn/”