IP咨詢(xún)顧問(wèn)的商務(wù)寫(xiě)作經(jīng)（下）

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來(lái)源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：張艷 科慧遠咨詢(xún)

原標題：IP咨詢(xún)顧問(wèn)的商務(wù)寫(xiě)作經(jīng)（下）

商務(wù)寫(xiě)作的本質(zhì)是——面向“甲方讀者”的單向溝通。成功的商務(wù)寫(xiě)作，需要從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”，面向“甲方讀者”制造雙向溝通的幻覺(jué)。IPRdaily已發(fā)布過(guò)“IP咨詢(xún)顧問(wèn)的商務(wù)寫(xiě)作經(jīng)（上）（點(diǎn)擊標題，查看全文）”，本文為IP咨詢(xún)顧問(wèn)的商務(wù)寫(xiě)作經(jīng)（下）。

目  錄

STEP 3:設定結構

STEP 4:寫(xiě)好“序言”

STEP 5:組織段落

STEP 6:打造質(zhì)感

03、設定結構

搭建清晰的結構，能夠讓讀者快速掌握寫(xiě)作思路，理解文檔要點(diǎn)。那么，有人可能會(huì )問(wèn)，作為職場(chǎng)菜鳥(niǎo)，怎么才能快速建立適宜的結構呢？

最簡(jiǎn)便的辦法——遵循公司或前輩的成功“套路”。以我所在的IP咨詢(xún)機構來(lái)說(shuō)，公司每年承擔大量的咨詢(xún)項目，可“套路”的文檔結構很多，如下面的三張圖分別給出了項目建議書(shū)、專(zhuān)利侵權風(fēng)險分析報告和科技創(chuàng )新類(lèi)項目總結報告的一級結構。一般來(lái)說(shuō)，對于新人，一級結構不要輕易創(chuàng )新，直接遵循模板是最有效的方式，把精力重點(diǎn)放在體現客戶(hù)個(gè)性化需求的內容上更有意義。

搭好大結構，接下來(lái)是寫(xiě)到哪兒算哪兒，還是初步規劃一下文檔的體量。我的個(gè)人習慣是，初步規劃文檔體量，并考慮各部分之間的結構平衡。

看看下面這張圖，相同的身高、體重，不同的分布比例，視覺(jué)效果的差異是不是很大？至于肌肉和脂肪的差異，后面再講。

下表以WORD文檔為例，給出了不同長(cháng)度報告的結構安排示例。

用兩條規則總結“STEP3：設定結構”的要點(diǎn)：

Rule 2: 大結構用套路

Rule 3: 結構平衡

04、寫(xiě)好“序言”

前面我們提到，商務(wù)寫(xiě)作的本質(zhì)是面向“甲方讀者”的單向溝通，單向意味著(zhù)讀者想看就看，不想看就不看。為了吸引讀者認真閱讀，GET到我們想要傳遞的價(jià)值，再怎么強調開(kāi)篇的重要性都不為過(guò)。

如何寫(xiě)出引人入勝的“序言”，《金字塔原理》同樣介紹了一個(gè)經(jīng)典模型——SCQA模型。

Situation情境——讀者肯定認同的事實(shí)，取得信任，常以此為切入點(diǎn)；

Conflict沖突——讀者面臨的問(wèn)題/困惑/隱患/機遇；

Question問(wèn)題——如何解決問(wèn)題，如何抓住機遇；

Answer答案——引出文章/報告主旨。

2012年3月，我們受客戶(hù)委托開(kāi)展國內大數據領(lǐng)域的專(zhuān)利分析。當時(shí)，大數據處于向各行業(yè)滲透的初期，不少行業(yè)意識到大數據應用是趨勢，但對大數據的了解有限，這也是客戶(hù)委托原因所在。經(jīng)過(guò)3個(gè)多月的檢索分析工作，項目組于5月初完成了報告初稿。

初稿的第一段話(huà)如下：

本報告的目的是分析國內大數據領(lǐng)域的專(zhuān)利布局態(tài)勢，具體通過(guò)分析專(zhuān)利申請趨勢、技術(shù)分布、研發(fā)熱點(diǎn)、主要研究機構和發(fā)明人等信息，為大數據領(lǐng)域的技術(shù)研發(fā)和專(zhuān)利布局提供參考。

看到這個(gè)中規中矩、不痛不癢的開(kāi)頭，我感覺(jué)即便做了大量扎實(shí)的檢索分析工作，這份報告也難以給客戶(hù)留下深刻印象，甚至可能讀了開(kāi)頭就想放棄。如何找到一個(gè)具有吸引力的情境，引導客戶(hù)耐心閱讀相對枯燥的專(zhuān)利分析報告？事實(shí)上，在項目實(shí)施過(guò)程中，項目組檢索到美國白宮當年3月剛發(fā)布了“大數據研究和發(fā)展倡議”，為什么不把這則消息作為開(kāi)篇的情境？于是，報告終稿的第一段話(huà)變成了：

2012年3月29日，美國白宮發(fā)布了“大數據研究和發(fā)展倡議（Big Data Research and Development Initiative）”，以此來(lái)推進(jìn)從大量的、復雜的數據集合中獲取知識和洞見(jiàn)的能力。該倡議涉及聯(lián)邦政府的六個(gè)部門(mén)（美國國家科學(xué)基金（NSF）、美國國家衛生研究院（NIH）、美國能源部（DOE）、美國國防部（DOD）、美國國防部高級研究計劃局（DARPA）、美國地質(zhì)勘探局（USGS））。這些部門(mén)承諾將投資總共超過(guò)兩億美元，來(lái)大力推動(dòng)和改善與大數據相關(guān)的收集、組織和分析工具及技術(shù)。

所以說(shuō)，萬(wàn)事開(kāi)頭難，商務(wù)寫(xiě)作的第4條規則：

Rule 4: 開(kāi)篇須“抓人”

05

組織段落

組織段落的黃金法則是MECE（Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive）原則。

相互之間可并列；

相互之間不重疊；

整體而言無(wú)遺漏。

筆者更傾向于認為MECE是一種分析方法，不僅適用于商務(wù)寫(xiě)作段落組織中的分組，在專(zhuān)利布局中的技術(shù)體系分解等工作中同樣適用。網(wǎng)上關(guān)于MECE方法的介紹很多，大家可以自行學(xué)習和練習。

組織段落的核心在于利用MECE方法，找到段落組織的邏輯基礎，例如，基于因果關(guān)系、時(shí)序關(guān)系、結構關(guān)系、重要程度等等，因此，段落組織能力非?？简瀸?zhuān)業(yè)內容的全盤(pán)掌握和分組歸納的能力。
 

具體開(kāi)始分段論述前，簡(jiǎn)單的總括句能夠讓讀者清晰明了即將講述的內容，但應注意在總括句中明確“合理上位”后的要點(diǎn)，舉例說(shuō)明：

政府文件中，“要點(diǎn)+闡述”的段落論述形式非常常見(jiàn)。在咨詢(xún)報告中，段落論述也推薦采用“要點(diǎn)+闡述”方式，即先闡明本段要點(diǎn)，再具體論述。根據段落長(cháng)度，要點(diǎn)可以是一句話(huà)，也可以是短語(yǔ)。

例1

要點(diǎn)是一句話(huà)

創(chuàng )新能力和競爭力明顯提高，形成全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展新高地。攻克一批關(guān)鍵核心技術(shù)，發(fā)明專(zhuān)利擁有量年均增速達到15%以上，建成一批重大產(chǎn)業(yè)技術(shù)創(chuàng )新平臺，產(chǎn)業(yè)創(chuàng )新能力躋身世界前列，在若干重要領(lǐng)域形成先發(fā)優(yōu)勢，產(chǎn)品質(zhì)量明顯提升。節能環(huán)保、新能源、生物等領(lǐng)域新產(chǎn)品和新服務(wù)的可及性大幅提升。知識產(chǎn)權保護更加嚴格，激勵創(chuàng )新的政策法規更加健全。

摘自：《“十三五”國家戰略性新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展規劃》

例2

要點(diǎn)是短語(yǔ)

3.逐步建立職務(wù)科技成果披露制度。高校應從源頭上加強對科技創(chuàng )新成果的管理與服務(wù)，逐步建立完善職務(wù)科技成果披露制度?？蒲腥藛T應主動(dòng)、及時(shí)向所在高校進(jìn)行職務(wù)科技成果披露。高校要提高科研人員從事創(chuàng )新創(chuàng )業(yè)的法律風(fēng)險意識，引導科研人員依法開(kāi)展科技成果轉移轉化活動(dòng)，切實(shí)保障高校合法權益。未經(jīng)單位允許，任何人不得利用職務(wù)科技成果從事創(chuàng )辦企業(yè)等行為。涉密職務(wù)科技成果的披露要嚴格遵守保密有關(guān)規定。

摘自：《關(guān)于提升高等學(xué)校專(zhuān)利質(zhì)量促進(jìn)轉化運用的若干意見(jiàn)》

Tips

• 自己厘清內在邏輯，讓讀者理解你的邏輯，“序言+子結構”的方式依然有效；

• 每一段話(huà)中，采用“要點(diǎn)+闡述”的方式永不犯錯；

•  闡述原因，建議舉措等，至少3點(diǎn)，不超過(guò)“7”；

• 整齊的結構很討好；

•  不好歸納的時(shí)候，不要忘記有一種分類(lèi)叫“其他”。

同樣，用一條寫(xiě)法規則來(lái)總結商務(wù)寫(xiě)作的步驟5：

Rule 5：應用邏輯順序，分組歸納

06、打造質(zhì)感

在戴素老師的課程中，提到語(yǔ)言的質(zhì)感，我很喜歡這個(gè)說(shuō)法。必須聲明一下，為了讓文章讀起來(lái)比較輕松，本文的語(yǔ)言采用了“嘚?！憋L(fēng)，沒(méi)什么質(zhì)感（流汗ing）。

結合IP顧問(wèn)的工作性質(zhì)，我更想強調帶給讀者的專(zhuān)業(yè)感。也就是說(shuō)，當讀者閱讀時(shí)，能感到作者很專(zhuān)業(yè)。

如何才能打造專(zhuān)業(yè)感？

答：采用最精煉的語(yǔ)句，準確表達盡可能多的信息。前半句強調如果能一個(gè)字說(shuō)清，絕不用兩個(gè)字；后半句強調表述準確，信息豐富。

我們先來(lái)說(shuō)說(shuō)后半句的事。

信息豐富不靠辭藻堆砌，要靠數字、事實(shí)、細節等“言之有物”的內容。商務(wù)寫(xiě)作中有個(gè)說(shuō)法：只用形容詞而不給事實(shí)，是糊弄。對此，我深以為然。

看看下面的兩個(gè)例子。

例1

準備拜訪(fǎng)客戶(hù)的預約郵件

A：我想下周一去您公司拜訪(fǎng)一下，好嗎？我們的面談將會(huì )很高效且富有成果。

B：我想下周一去您公司拜訪(fǎng)，可否？大約占您30分鐘，交流如下三個(gè)話(huà)題……

分析：A表述中的有效信息僅包含希望拜訪(fǎng)的大致時(shí)間，然后是一廂情愿的面談效果預期，對于受訪(fǎng)者的決策毫無(wú)幫助。B表述帶給受訪(fǎng)者的有效信息明顯增多，尤其是受訪(fǎng)者最為關(guān)注的訪(fǎng)談時(shí)長(cháng)和交流主題，這兩方面的信息直接有助于受訪(fǎng)者決策是否有意愿、有時(shí)間接受拜訪(fǎng)。

例2

專(zhuān)利工程師的工作小結

A：2019年工作受領(lǐng)導肯定，受到同事好評。

B：2019年工作業(yè)績(jì)突出，在知識產(chǎn)權和法務(wù)部的年度績(jì)效評估中排名居首。

分析：A表述中，盡管提及“領(lǐng)導肯定”、“同事好評”，但因缺乏事實(shí)和數據支撐顯得自說(shuō)自話(huà)；B表述通過(guò)數據說(shuō)話(huà)，工作業(yè)績(jì)突出的總結顯得有理有據。

再來(lái)說(shuō)說(shuō)前半句的要求——語(yǔ)音的精煉。

還記得前面講結構平衡的時(shí)候那張圖嗎？肌肉男和大肚腩，脂肪和肌肉帶來(lái)的“質(zhì)感”，差異還是巨大的。每次看到下面這張圖，都會(huì )激起我下樓跑步的沖動(dòng)。

喬治·奧威爾（George Orwell）所著(zhù)的《政治與英語(yǔ)》中，提到了英文寫(xiě)作的六條基本規則，下面兩條同樣適用中文商務(wù)寫(xiě)作。

如果一個(gè)字能說(shuō)清，不要用兩個(gè)字。

但凡一個(gè)字能刪掉，一定要刪掉。

例1

A：這是一個(gè)好兆頭。

B：這是一個(gè)很好的兆頭。

分析：關(guān)于這個(gè)例子，哪種表述更有力量，在我們內部討論的時(shí)候出現了不同的觀(guān)點(diǎn)。部分同事認為在性質(zhì)形容詞前加上諸如“很”、“非?！边@類(lèi)的程度修飾詞會(huì )更有力度。反復咂摸后，我更傾向于第一種表述，短句的力量耐人尋味。

例2

A：根據檢索的數據，截止到2019年12月31日，A公司已經(jīng)累計申請了700多項專(zhuān)利。

B：截至2019年12月31日，A公司累計申請專(zhuān)利712項。

分析：在專(zhuān)利分析報告中，第一章通常會(huì )給出檢索條件、檢索范圍和數據，因此，無(wú)特殊聲明時(shí)，分析報告中的數據均依據檢索結果，在報告中無(wú)需再次聲明；同時(shí)，數據應盡可能給出準確數字。

打造語(yǔ)言質(zhì)感的規則：

Rule 6：用精煉的信息化語(yǔ)言

最后用一張表，總結一下商務(wù)寫(xiě)作的六大步驟和對應的寫(xiě)作規則。

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IP咨詢(xún)顧問(wèn)的商務(wù)寫(xiě)作經(jīng)（上）

來(lái)源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：張艷 科慧遠咨詢(xún)

編輯：IPRdaily王穎          校對：IPRdaily縱橫君

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